В своей статье в Harvard Business Review Тони Шварц[1] сформулировал закон убывающей отдачи: если не соблюдать ритмичность и не восстанавливать энергию в течение одного рабочего дня, то вы будете становиться все менее продуктивными.

В качестве примера он приводит двух условных сотрудников: оба работают с 9:00 до 19:00. Первый отдыхает только 20 минут во время обеда. Второй обедает 40 минут, после обеда спит 15 минут, ближе к пяти часам вечера выходит на короткую прогулку и делает небольшие перерывы в остальное время.

То есть работает он почти на два часа меньше. Но успевает гораздо больше, потому что первый часам к четырем уже настолько устает, что его продуктивность очень сильно падает, внимание рассеивается, и он легко отвлекается.

Работа превращается в видимость.

Не пытайтесь трудиться до изнеможения, делайте больше перерывов. Абсолютная длительность вашего рабочего времени уменьшится, но его качество значительно возрастет, особенно в конце дня.

Прогуливайтесь, выходите подышать воздухом (на балкон или на улицу). Пусть перерывы доставляют удовольствие, хотя бы чуть-чуть: так вы будете их больше ждать и плодотворнее работать между ними (вы же помните о приливе сил перед отпуском?).

Не пейте чай или кофе прямо во время работы, насладитесь напитком во время короткого перерыва.

Это не потерянное время, а инвестиция, которая позволит полезнее провести остаток дня.

Что можно делать в перерывах?

• Каждые 20–30 минут прогуливайтесь немного, хотя бы до кулера с водой.

• Каждые 10–20 минут устремляйте взгляд вдаль, чтобы дать глазам небольшой отдых.

• Периодически растягивайтесь прямо на рабочем месте.

• Прогуляйтесь в обеденный перерыв, пообедайте не в ближайшем кафе, а чуть дальше от офиса.

А еще можно:

• порисовать;

• позвонить близкому другу или родному человеку;

• помыть посуду, погладить одежду;

• послушать музыку.

Даже если вы достаточно занимаетесь спортом, сидячая работа может свести все усилия на нет. Обязательно делайте перерывы. Помочь с этим может простая и бесплатная программа workrave.org.

Установите длительность и интервал перерывов, и программа будет сама напоминать вам, что пора отдохнуть. В ней можно настроить и полноценные перерывы, и мини-отдых для глаз (который длится всего полминуты или около того).

См. также Pomodoro.

Многие исследования подтверждали то, что понятно интуитивно: пребывание на природе (и любование ею) улучшает здоровье и концентрацию внимания. А как попасть на природу посреди рабочего дня, да еще в центре большого города?

Исследование, результаты которого были опубликованы в научном журнале Environmental Psychology[2], показало, что люди, просто смотревшие на фотографии природы в течение 40 секунд, улучшали сфокусированность и снижали уровень стресса. Им даже не пришлось выходить из офиса.

Конечно, побывать на природе лучше, но на безрыбье (в офисе) и хорошая фотография сойдет. Поставьте себе любимый вид в качестве обоев рабочего стола и заводите таймер на 40–60 секунд, когда нужно расслабиться.

Еще один вариант – сайт calm.com. На нем много разных умиротворяющих видов и соответствующих мелодий. Попробуйте, это работает.

Pomodoro – это известный и простой метод повышения продуктивности.

Все просто: вы ставите таймер на определенное время (20, 30, 40, 45 минут – постепенно вы определите оптимальный для себя формат), работаете, не отвлекаясь, сосредоточившись на вашей задаче, затем делаете перерыв на пять-десять минут, снова заводите таймер. А после нескольких подходов делаете более длинный перерыв или обедаете.

Самое важное в этой методике – полная концентрация на работе и обязательный отдых после каждого сеанса. В это время вы полностью отвлекаетесь от того, чем занимались, прогуливаетесь, дышите свежим воздухом, пьете кофе и так далее, даже если вам еще не хочется отдыхать. Не стоит доводить до момента, когда у вас не останется сил, – лучше их регулярно пополнять.

Техническое оснащение для Pomodoro почти не требуется: подойдет простой таймер в телефоне или часах.

Если очень хочется, можно скачать одно из многочисленных мобильных приложений, в котором, помимо таймера, будут дополнительные опции, например возможность смотреть статистику вашей работы и отдыха.

Есть и надстройки для популярных браузеров, и, если вы склонны отвлекаться на соцсети, они могут быть полезны: в них вы можете настроить список запрещенных сайтов, которые будут отключены на те самые 25–30 минут концентрированной работы. И отключить это невозможно!

А во время перерыва вы сможете почитать соцсети и другие сайты, которые мешают работе. Но лучше не проводить все время перерыва в браузере – пройдитесь, разомнитесь, смените положение.

Дополнительный плюс использования таймера – если вы работаете в офисе – в том, что коллега, который подошел к вам, чтобы отвлечь вопросом или разговором, быстро поймет, что сейчас вас лучше не беспокоить и через какое время можно будет подойти. И если вы промычите что-то и покажете на таймер, то, скорее всего, даже не успеете выпасть из своего рабочего контекста (спасибо за эту идею Максиму Дорофееву).

Интересное наблюдение по поводу ритмичности работы от Максима Дорофеева, автора замечательной книги по продуктивности «Джедайские техники»[3]:

«Мой ребенок занимается картингом. Им часто говорят, что если ты слишком разогнался перед первым поворотом, то потом медленно проходишь всю связку. Вылетел широко из первого, и теперь у тебя нет места для захода в следующий. Ты широко выходишь из него и еще уже входишь в третий. Выход из третьей “шпильки” начинается на входе в первую. Примерно так же и мой утренний подъем очень сильно зависит от вчерашнего, на который влияет позавчерашнее засыпание. То есть поздно лег спать сегодня, значит, два-три дня (в зависимости от индивидуальных особенностей) замечаешь “эхо”».

Приоритет – слово, не имевшее множественного числа. Изначально оно означало единственную важную вещь. Но мы уже привыкли говорить «определить приоритеты», и нам это не кажется странным. Отбрасывая лингвистические нюансы, скажем так: если приоритетов больше трех, можно считать, что их нет вообще.

Проблемы возникают из-за нечетких приоритетов, большого количества задач, когда непонятно, за что браться в первую очередь.

Нам с коллегами из МИФа, как и многим читателям МакКеона (автора книги «Эссенциализм»[4]) на Западе и в России,