Зачастую чем тщательнее вы составляете план в начале проекта, тем лучше идет его реализация — и вероятность того, что работы завершатся благополучно, оказывается выше. Один женатый аспирант из университета Таиланда выразился так: «На мой взгляд, самая большая проблема [в тайм-менеджменте] в том, что очень многие не понимают: если потратить время на подготовку перед тем, как приступить к огромному проекту или задаче, это сэкономит кучу времени, когда нужно будет его делать».
Если у вас неважно с пошаговым выполнением задачиКак правило, невозможно написать книгу за день, неделю или даже за месяц, и вам, безусловно, нужно будет делать перерывы в течение дня. Таким образом, продвижение по небольшим отрезкам в день или на регулярной основе поможет определить не только то, успеете вы закончить вовремя или нет, но и то, как вы будете чувствовать себя физически, интеллектуально и эмоционально, когда дойдете до конца.
Я предполагаю, что книгу «Путь камикадзе» Йордан написал оттого, что в сфере разработки программного обеспечения очень часто приходится сталкиваться с неправильным дроблением проекта на части. Но, по моим наблюдениям, это присуще не только IT-сфере и разработке программ. Вспомним такие области, как издательское дело, журналистика, производство телепередач, научные исследования, где настолько трудно представить, сколько времени займет тот или иной проект, что людям приходится просиживать ночи напролет, пытаясь успеть к сроку, и литрами заливать в себя напитки с повышенным содержанием кофеина, лишь бы не уснуть.
Помните, что дробить весь проект на отрезки, рассчитанные на каждодневную работу, — то есть такое количество работы, с каким вы в состоянии справиться за день, — так же важно, как и разбивать его на более длительные этапы, по которым будет понятно, сколько всего времени уйдет на проект.
Постановка нереальных сроковПоставив с самого начала реальные сроки, вы, вероятно, избежите провала, когда настанет момент прощаться с проектом, — если только вас уже не накрыли с головой трудности в жизни, на работе или дополнительные дела. Если ставить реальные сроки для проекта или задачи уже поздно и вы уже над ним работаете, организуйте себе подмогу на будущее и разработайте «план Б».
Как понять, разумно ли поставлен дедлайн? Как упоминалось выше, вам нужно знать, сколько времени, по вашему мнению, уйдет на то, чтобы сделать дело. Вы можете взять за основу предыдущий опыт и поставить срок, полагаясь на то, сколько уходило на похожие проекты в прошлом. Или, если это невозможно, собрать воедино некую гипотезу из составляющих компонентов и частей аналогичных задач и проектов, уже реализованных вами или кем-то еще. Можно даже провести небольшое исследование и расспросить тех, кто был в похожей ситуации, или поискать информацию в интернете, причем не важно, какая перед вами стоит задача. В сети люди делятся самым разнообразным опытом — от написания и редактирования текстов до обзвона и даже подготовки основного списка с контактами спикеров на ежегодном мероприятии, которое они организуют.
Вам просто нужно поставить дедлайн, основанный на исследовании вопроса и опыте, а не брать дату «с потолка» или соглашаться с чьим-то предложением в угоду кому-то, не подумав хорошенько, подходит ли это лично вам.
Выполнение слишком большого количества делСледующая глава целиком посвящена проблеме, связанной с чрезмерной загруженностью, потому что, согласно проведенному мной исследованию, именно в этом основная причина, по которой не удается доводить дела до конца. Если вы изъявили готовность выполнить пять проектов, а времени, ресурсов, сил и внимания хватает только на один, максимум на два, — очень скоро обнаружится, что вы погрязли в незаконченных делах и невыполненных обязательствах.
Вот что интересно: во время моего исследования среди 234 работающих мужчин и женщин на вопрос, из-за чего они теряют больше всего времени, 33 % из них ответили, что на первом месте — «попытка делать одновременно слишком много». На втором, третьем, четвертом и пятом местах в рейтинге расхитителей времени оказались прокрастинация, неспособность сказать «нет», слишком большое количество работы с документами и перфекционизм: каждый пункт набрал примерно равное число (по 8 %) голосов.
Грамотному распределению времени и доведению дел до конца сильнее всего может помешать попытка сделать слишком много одновременно. Возьмем, к примеру, нынешнюю ситуацию с почтой. В старые добрые времена вы получали корреспонденцию, могли положить ее в папку полученных писем и прочитать тогда, когда вам будет удобно. Находились и те, кто то и дело заглядывал туда, чтобы удовлетворить любопытство — от кого пришло письмо. Но в большинстве случаев регулярной почтой было легче управлять.
Теперь взглянем на сегодняшнее положение дел; большинство читателей меня поймет. Письма приходят в электронном виде на наши смартфоны. В исследовании, проведенном новостным агентством South West News Service и опубликованном в New York Post, сказано, что в среднем «американцы проверяют телефон 80 раз в день». Это означает: раз в 12 минут. Опрос, в котором приняли участие две тысячи человек, показал, что каждый десятый проверяет телефон раз в четыре минуты.
Независимо от того, читаете вы почту, которую видите, когда берете в руки телефон, или нет, сама регулярная проверка e-mail может отвлекать гораздо серьезнее. Зачастую это приводит к ощущению, будто вас бросает из стороны в сторону сильнее, чем если бы вы собирали почту где-то в одном месте, пока не найдется время прочитать ее.
Даже простое чтение писем — одно из проявлений того, что мы беремся слишком за многое сразу. Но в грядущей главе мы взглянем на еще более красочное изображение той ситуации, когда дело доходит до того, что мы «хватаемся за всё». Способ избавления от этой проблемы — «Учимся говорить „нет“» — будет рассмотрен в главе 9.
НесобранностьКак несобранность увязывается с тем, что вы не доделываете то, что начали? Как вам закончить начатое, если вы даже не можете выяснить, что делать в первую очередь.
Несобранность также тесно связана с беспорядком. Если у вас кипы и груды бумаг, книг и папок, а вы по ошибке засунули куда-то файл с проектом, над которым сейчас работаете, то, конечно, его трудно найти и в нужное время взяться за него. Вы можете поддаться искушению перескочить на другой проект — так вы хотя бы над чем-то будете работать, а не только в очередной раз перебирать то, что у вас валяется на рабочем столе или книжных полках, и стыдиться того, что вы сообщаете всему офису о своей неорганизованности.
К счастью, существует способ победить несобранность, на которую впустую