Брайан Гарнер
Эффективные письменные деловые коммуникации
Harvard Business Review Guides
Bryan A. Garner
HBR GUIDE TO BETTER BUSINESS WRITING
Harvard Business Review Press
Harvard Business Review Guides
Издано с разрешения издательства Harvard Business Review Press (США) при участии Агентства Александра Корженевского (Россия)
© Bryan A. Garner, 2012
© Перевод, издание на русском языке, оформление. ООО «Манн, Иванов и Фербер», 2014
Все права защищены. Никакая часть электронной версии этой книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, включая размещение в сети Интернет и в корпоративных сетях, для частного и публичного использования без письменного разрешения владельца авторских прав.
Правовую поддержку издательства обеспечивает юридическая фирма «Вегас-Лекс»
© Электронная версия книги подготовлена компанией ЛитРес (www.litres.ru)
* * *Эту книгу хорошо дополняют:
Принцип пирамиды Минто
Барбара Минто
Искусство делового письма
Саша Карепина
Пишем убедительно
Саша Карепина
Как писать так, чтобы вам доверяли
Кеннет Роуман и Джоэл Рафаэльсон
Клад для копирайтера
Элина Слободянюк
Продающие тексты
Сергей Бернадский
Дж. Аллену, с которым я дружу всю жизнь
Введение
Почему необходимо совершенствовать навык письма
Возможно, вы считаете, что нет необходимости беспокоиться о совершенствовании навыка письма – сойдет и так. Однако подобная точка зрения может вам дорого стоить. Ваше руководство, коллеги, подчиненные, клиенты, партнеры – все, с кем вы общаетесь, составляют о вас мнение исходя из того, как вы пишете. Если вы делаете это неумело и небрежно, они могут решить, что вы и мыслите точно так же. И если вы не сможете убедить их, что то, что вы пишете, действительно важно, это и не будет для них важно. Они могут даже прийти к выводу, что с вами не стоит вести дела. Да, ставки в самом деле высоки.
Некоторые полагают, что важны идеи, а не их выражение на письме. Однако именно правильное письменное изложение идей способствует тому, чтобы их заметили и в итоге реализовали. Так что не нужно заблуждаться: умение правильно выражать свои мысли на письме дорогого стоит.
Те, кто не умеет этого делать, создают барьеры между собой и своими адресатами. Те же, кто делает это хорошо, устанавливают с людьми контакт, побуждают их идти навстречу и достигают поставленных целей.
Все, что для этого нужно, – лишь несколько слов, которые могут произвести сильное впечатление, хорошее или плохое. Давайте рассмотрим четыре небольших отрывка: два из них эффективны, а два – нет. Попробуйте определить, где какой.
1. В условиях наблюдающейся в настоящее время деловой конъюнктуры вполне резонно было бы ожидать, что найм и удержание новых работников будет облегчаться за счет экономических проблем, существующих в данный момент на рынке труда. Однако многие предприниматели обнаружили, что не так-то просто привлечь в компанию людей, которые сумеют оказать положительное влияние на финансовые результаты компании.
2. Текущая ситуация на рынке труда позволяет предположить, что найти высокопроизводительных новых сотрудников легко. Однако многие предприниматели все еще с трудом находят эффективных работников.
3. Идея предложить какой-нибудь знаменитости, постоянно пользующейся социальными сетями, компенсацию в размере нескольких тысяч долларов за то, чтобы рекламировать какую-либо компанию, упоминая о ней на своей страничке, может показаться по меньшей мере странной. Однако количество компаний, ежегодно ассигнующих и расходующих средства на подобные меры в рекламных целях, в последнее время значительно возросло.
4. Платить знаменитости тысячи долларов за упоминание вашей компании на ее страничке в социальной сети, где у нее 140 друзей, может показаться безумием. Однако все больше компаний именно так и поступают.
Вы можете определить, чем различаются эти тексты? Разумеется, можете. Первый и третий примеры чрезмерно многословны и подробны. Предложения запутанны и витиеваты, а нить рассуждения порой теряется. Второй и четвертый отрывки легки для понимания, лаконичны и ясны. Они не заставляют читателя зря терять время.
Вы уже распознаете образцы деловых документов, которые помогают достичь поставленных целей, и, поверьте мне, сами можете научиться писать так же. Возможно, необходимость что-либо писать вызывает у вас раздражение. Многие люди испытывают те же чувства. Однако существуют проверенные методы для уменьшения дискомфорта и затрачиваемых усилий. Именно о них вы узнаете из этой книги, а также ознакомитесь со многими примерами из разряда «до» и «после», которые демонстрируют эффективность данных методов на практике (для этого использованы реальные документы с измененными данными).
Умение хорошо писать – не врожденный дар, а навык, который вы можете развивать, подобно многим другим. Любой человек, обладающих средними спортивными способностями, может научиться забрасывать баскетбольный мяч в корзину или неплохо играть в гольф. Любой, кто обладает обычным уровнем интеллекта и координации движений, может научиться сносно играть на музыкальном инструменте. И если вы вообще дочитали до этого места, то сможете научиться писать хорошо – а возможно, и очень хорошо, – лишь усвоив несколько принципов.
Воспринимайте себя как профессионального автора
Если вы занимаетесь бизнесом и вам приходится для достижения результата что-то писать – электронные письма, коммерческие предложения, отчеты, доклады и т. п., то вы профессиональный автор. В широком смысле ваши коллеги – писатели, журналисты и составители рекламных текстов. Вот почему то, что вы пишете, должно быть доведено до максимально возможного совершенства.
Приведу пример, который, возможно, вам уже знаком. Существуют различные версии этой истории, в которых действие происходит в разных городах и с различными деталями.
В парке сидит слепой человек, на его шее висит табличка, на которой неровными буквами выведено: «Я СЛЕПОЙ», перед ним стоит жестяная кружка. Мимо проходит составитель рекламных текстов и, видя, что в кружке у слепого лишь три монеты по двадцать пять центов, спрашивает:
– Простите, можно ли мне изменить надпись на вашей табличке?
– Но это моя надпись. Моя сестра написала ее под мою диктовку.
– Я понимаю. Но, думаю, смогу вам помочь. Позвольте мне сделать другую надпись на обратной стороне таблички, и вы сможете опробовать ее в действии. Слепец неохотно соглашается. Через два часа его кружка доверху наполняется монетами и банкнотами. Когда очередной прохожий опускает туда пожертвование, слепой обращается к нему:
– Пожалуйста, остановитесь на минутку. Скажите, что написано на моей табличке?
– Всего пять слов, – отвечает прохожий. – «Сейчас весна, а я ничего не вижу».
То, как вы подаете информацию, имеет значение.
Внимательно читайте, чтобы улучшить свой стиль
Для того чтобы ясно и убедительно выражать свои мысли, необходимо развить в себе несколько навыков:
• постоянную концентрацию на цели письма и потребностях читающего;
• решительное предпочтение наиболее простых слов, необходимых для точного выражения мыслей;
• чутье к уместному использованию идиом;
• избегание жаргонизмов и бизнес-сленга;
• употребление нужных слов в нужных местах;
• чувство правильного